 電子メール（E-mail）の仕組みと活用
いまやビジネスシーンに欠かすことのできない電子メール（E-mail）。電話やファクスと併せて、ビジネスには無くてはならない存在です。
ここでは、電子メールの基本的な使い方について解説します。
● あらためて電子メールとは？
電子メール（E-mail）は、パソコンや携帯端末を使ったインターネット上の電子的な手紙で、そのやり取りには メールソフト（メーラー）が使われます。送信したいメッセージをメールソフトで作成して、送りたい相手の住所 − すなわちメールアドレスに発信すれば、相手のメールボックスに届くという仕組みになっています。受信する場合には、メールソフトの「受信」などのボタンを押して、メールボックスにたまっているメールをパソコンに取り込みます。このように、いったん送信されたメールは、受信の操作が行なわれるまでは、インターネット上のメールサーバーに蓄積されています。
電子メールが便利なところは、すぐに相手のメールボックスに届くことの他にも、同じ内容のメッセージを複数の相手に一斉に送ったり、相手のメッセージを引用しながら返信を作成できるという点があります。
お客さんへ同じメッセージを一度に送ることができたら便利ですよね？
相手のメッセージを引用できたら、確認ミスなどのトラブルが減りませんか？
また、電子メールには「添付ファイル」が付けられるので、パソコン内のデータもそのまま送ることができます。
★ これだけは覚えたい！ CC と BCC の使い分け
電子メールには、送信先アドレスを入力するTO欄の他に、同じメールを他の相手にも送る CC と BCC というアドレス入力欄があります。どちらも「メールのコピー」を送るためのものですが、この使い分けだけはしっかり理解する必要があります。
【CC（カーボンコピー）を使う場合】
メインのメール送信先はTOに指定した相手であるが、そのメールの内容を補助的かつ明示的に別の人にも送信したいときにCCを使います。
TO欄のアドレスの人には、メールのコピーがCC欄のアドレスに送られていることが分かります（ポイント１）。また、CCに複数のアドレスを指定した場合、CCでメールを受信した方は、他のすべてのCC欄のアドレスを見ることができます（ポイント２）。
社内のメールや取引先とのメールで、TOやCCをうまく使い分ければ、情報伝達がよりスムーズになることでしょう。
【BCC（ブラインド・カーボンコピー）を使う場合】
たくさんの人に一斉にメールを送る場合に使うのがBCCです。CCと違って、BCCでメールを受け取ったそれぞれの人は、自分以外のBCC欄のアドレスを知ることはできません（ポイント３）。したがって、顧客への一斉メールなどはBCCで送るのが通例です。
外部への一斉メールは、TOやCCに送信先のアドレスを指定しては絶対にいけません！TOに自分のアドレスを入れて、送信先のアドレスはすべてBCCに入れます。
新聞やテレビでたびたび「顧客全員のメールアドレスが流出」というトラブルを見ますが、ほとんどCCとBCCの間違いによるものです。送信の前には今一度、送信先とメールアドレスの入力欄をチェックするよう心がけてください。
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